L'elenco delle cose da fare, o fare lista, come diciamo noi coach, è lo strumento di produttività personale più semplice ed efficace. Tu che segui i miei testi devi essere già un "esperto" nell'organizzazione del tempo e nella definizione degli obiettivi, e anche così, credo che troverai interessante il metodo che utilizzo per scrivere la mia lista di cose da fare.
Maestri illustri mi hanno insegnato che quando sappiamo qualcosa che funziona, è nostro obbligo condividerlo con gli altri in modo che tutti possano beneficiarne allo stesso modo o goderne ancora di più, quindi ecco "il mio sistema".
Tutti noi, ad un certo punto della nostra vita, abbiamo avuto la necessità di fare una lista per scrivere le cose da fare, cioè abbiamo fatto una “lista delle cose da fare”.
Il bello della lista delle cose da fare è che trasformiamo i nostri pensieri, su ciò che deve essere fatto, in qualcosa di concreto, visibile e che possiamo persino toccare: innumerevoli pensieri che vivono nella nostra mente, chiamando e distogliendo la nostra attenzione per ore e giorni, di tanto in tanto, all'improvviso sono lì, concreti, visibili, scritti su carta o sullo schermo di un cellulare. Pensieri che ora chiedono solo di essere eseguiti come previsto.
La tua lista di cose da fare può essere un ottimo strumento per mantenere alta la produttività personale e professionale e, come qualsiasi altro strumento, puoi utilizzarla attivamente o diventarne schiavo: sta a te scegliere.
Attraversando diverse fasi ho trovato il modo di scrivere la mia “lista delle cose da fare”, che oggi ho l'onore e il privilegio di condividere con voi lettori di Eu Sem Fronteiras.
Cosa scrivo nella mia lista di cose da fare?
Io, Diego, scrivo tutto, si proprio tutto, semplice così.
Scrivendo tutto sulla mia lista ne sono assolutamente sicuro Ho svuotato la mia mente quei pensieri che mi hanno perseguitato per tutta la giornata, ma soprattutto che tutto quello che devo fare è scritto nella mia “lista delle cose da fare”. Essere sicuri di questo aumenta la mia fiducia nel mio sistema di produttività personale, che mi fa affrontare la quotidianità con più tranquillità e visione sistemica.
Se non hai ancora provato questa sensazione, ti renderai conto anche della differenza tra avere una lista di cose da fare momentanea e un vero sistema di produttività individuale e personale.
In effetti, ti svelo un segreto, non tutto fa la lista: l'eccezione sono le riunioni e gli appuntamenti dell'ultimo minuto.
Tutte le altre attività che hanno un corretto posizionamento temporale trovano il loro posto nel mio calendario (ci sono numerose applicazioni per questo e poiché è facilmente accessibile utilizzo Google Calendar).
Come organizzo la mia lista di cose da fare?
La tecnologia è fantastica e ogni giorno troviamo più applicazioni gratuite per migliorare la nostra produttività personale, ma c'è un piccolo dettaglio: a volte ci mettiamo 15 minuti per organizzare l'agenda elettronica, controllare priorità, impostazioni, avvisi, tag, promemoria e molto altro ...Ovviamente, ogni persona ha bisogno di trovare il sistema migliore per le proprie esigenze, ma se ci vogliono 15 minuti per fare un'attività che si può fare in tre minuti, qualcosa non va.
Una to do list deve avere due caratteristiche: deve essere sufficientemente rigida da garantire stabilità temporale e, allo stesso tempo, deve essere flessibile per permetterti di organizzare qualsiasi compito ti serva o desideri svolgere.
Personalmente preferisco limitarmi a tre aspetti fondamentali:
- Cosa devo fare: Ogni attività è espressa da un verbo seguito da quanti più dettagli possibili. Quindi nella mia lista la parola "gioco" diventa "compra il biglietto per la Spagna contro l'Argentina", la parola "salute" diventa "ottieni i risultati degli esami del sangue" ecc. Quando non riesco a descrivere in dettaglio il compito che devo svolgere, significa che devo chiarire l'obiettivo. Avere obiettivi chiari, soprattutto nell'area professionale, accelera il percorso verso il successo.
- Dove devo farlo: Ci sono attività che si possono svolgere solo in un determinato luogo, quindi per semplificare le cose ho scelto di avere solo tre liste: #casa, #lavoro, #fuori. Sapendo dove puoi svolgere i compiti quando ti trovi in uno di questi tre ambienti, potrai dedicarti solo alle attività che possono essere svolte lì. Efficace e semplice, concentrati e risparmia tempo.
- Quando devo farlo: Per ogni attività metto una scadenza e approssimativamente il tempo necessario per completarla. Quando l'attività non ha una scadenza, la metto in un altro elenco che chiamo "un giorno". È molto importante controllare periodicamente l'elenco "un giorno" per ricordare i compiti e sfruttare le opportunità future per farlo.
Tutto qui Diego? Ebbene sì, questo è tutto.
Quando devi organizzare la tua lista di cose da fare, oggi troviamo due tipi di persone: quelli che sono esperti di tecnologia elettronica e quelli che sono fan dell'agenda classica.
Ricorda che non c'è giusto o sbagliato, ciò che conta di più è che trovi “la tua strada”, sia utilizzando una delle tante utili applicazioni, cellulari, tablet, notebook che facilitano l'organizzazione della tua lista, sia sfruttando anche la tua penna e il tuo diario. Ad ogni modo, tutto va bene quando puoi fare tutto ciò che volevi, nel miglior modo possibile e nei tempi stabiliti.
Di solito uso l'app "todoist" per ricevere il mio piano giornaliero, ma amo scrivere nel mio diario, che è un grande alleato ovunque mi trovi nel mondo, con o senza copertura Internet.
E usi già qualche "lista delle cose da fare"?
